在庫分析システムの推奨値を信じてよいのか？～発注担当者と営業担当者の役割の変化～

在庫分析システムの推奨値を信じてよいのか？

近年、多くの企業が効率的な業務運営を目指し、在庫分析システムの導入に踏み切っています。特にアパレルや雑貨系を取り扱うような小売業者では、発注業務の効率化が課題となることが多く、システム化が進んでいます。しかし、導入したからといってすぐに全てがうまくいくわけではありません。今回は、ある雑貨品卸会社のケースを基に、在庫分析システムの信頼性と、それを最大限活用するための発注担当者と営業担当者の役割について考えてみましょう。

ある雑貨卸会社のケース：発注担当者の役割の変化

システム導入前の発注業務

在庫システム導入以前、発注担当者の業務は非常に労力を要するものでした。担当者は、何百ものアイテムの在庫状況や営業情報を日々確認し、その中から発注が必要な商品を選び出します。次に、それぞれの商品の発注量を決定し、仮発注を行う。仕入先からの納期回答や納品可能数量を基に、最終的な発注を確定し、システムに入力するという一連の業務が毎日のルーティンでした。

システム導入による業務の変化

新しい在庫分析システムを導入することで、このルーティン業務の一部が自動化されました。特に「発注が必要な商品を選び出す」「発注量を決定する」という作業がシステムによって行われるようになります。しかし、導入当初は発注担当者の多くが、システムの提案する発注量や推奨値に対して懐疑的でした。

その理由は明白です。システムが本当に適切な発注量を提示しているのか、これに従って発注しても欠品や余剰在庫が発生しないのか、確信が持てなかったのです。このような疑問は、システムに依存することに対する自然な不安と言えるでしょう。

発注担当者の新しい役割

この不安に対処することが、実は発注担当者の新しい業務の一環となります。システムを信頼し、その推奨どおりに発注が行える環境を整えることは、まさに発注担当者の責務となったのです。具体的には、システムが利用する出荷実績データや在庫日数、リードタイム日数の設定を常に最新かつ正確なものに保つ必要があります。

システムが提示する数字がただの「ブラックボックス」から出てくるものであれば、発注担当者がそれを信じるのは難しいでしょう。だからこそ、システムの計算メカニズムやその基となるデータの正確性を維持することが、担当者自身の責任となります。

リードタイム管理の重要性

在庫管理システムの効果を最大限に引き出すために、特に重要なのが「リードタイム」の管理です。リードタイムとは、発注から商品の補充までにかかる日数を指します。このリードタイムが正確でないと、システムが適切なタイミングで発注勧告を行うことができず、欠品や過剰在庫のリスクが高まります。

システム上では、リードタイムは一定でなければならず、「いつ発注しても必ずこの日数後には入荷する」という設定が必要です。そのため、発注担当者は仕入先と協力し、正確なリードタイムを設定し、それが守られるよう管理することが求められます。

リードタイム短縮と在庫削減

リードタイムの短縮は、在庫削減に向けた重要な鍵となります。リードタイムが長いほど、需要と在庫のギャップが生じやすくなり、これが在庫の増加や無駄なコストにつながるからです。仕入先と連携し、リードタイムを短縮することで、余剰在庫を減らし、効率的な在庫管理を実現することができます。

営業担当者の役割の変化―在庫分析システムの導入でこう変わる

新しい在庫分析システムの導入に伴い、発注担当者の業務が大きく変わる一方で、営業担当者の役割もまた大きく変わります。特に、営業活動と在庫管理の連携がこれまで以上に求められるようになり、その責任が増すのです。

出荷情報の精度維持が営業担当者の責務に

在庫管理システムは、出荷情報を基に在庫必要量や補充量を自動で計算します。このため、出荷情報の精度がシステムの信頼性に直結します。営業担当者の重要な役割は、市場の需要を正確に反映した出荷情報を提供することです。

例えば、大口販売や特別なキャンペーンなど、通常の需要とは異なる販売が発生した場合、営業担当者はその情報を速やかに発注担当者と共有し、在庫管理システムに影響が出ないように対応しなければなりません。これらの特別な案件を「別管理」として処理し、システムの推奨する発注量に不正確なデータが混ざらないようにすることが求められます。事前に手配できなかった場合でも、事後にデータを修正することで、システムの計算に狂いが生じないように対応することが営業担当者の責務となります。

「予約在庫」の確実な消化

さらに、別管理として手配された「予約在庫」を計画通りに消化することも、営業担当者の大切な役割です。システム導入後は、営業指示によって手配された在庫が「営業責任の在庫」としてシステム上で区別され、一般の在庫とは異なる形で管理されるようになります。この在庫を消化しないまま放置すれば、無駄な在庫が発生し、コストがかさむ結果となります。

ある化学品メーカーでは、この予約在庫の消化率が営業担当者の評価基準となっています。販売目標を達成することはもちろん重要ですが、それ以上に重要なのは、目標と実績のギャップを減らし、余剰在庫を出さないことです。このように、計画に基づく在庫管理と営業活動が密接に連携することが、システム導入後の新たな営業担当者の役割となります。

営業活動の評価基準の変化

システム導入前は、営業担当者の仕事は販促施策を「仕掛けること」に重点が置かれていました。特売を獲得する、大口案件を取りに行く、キャンペーンを打つといった施策が成果と見なされていました。しかし、システム導入後は、単に仕掛けるだけでなく、その施策が「計画どおりに機能すること」が求められるようになります。

具体的には、販促施策によって予測される売上増を正確に見積もり、それに基づいた在庫の手配が必要です。そして、計画通りに売り切ることが営業担当者の大きな責務となります。実際に、あるメーカーでは「目標どおりに売り切る力」が営業担当者の評価基準となり、これによって優秀な営業担当者は消化率を上げ、計画通りの成果を達成しています。

LTV-Zaikoで在庫量の適正管理を！

在庫管理の担当者の代わりを務めてくれるツール、それが「LTV-Zaiko」です。

LTV-Zaikoを使うことによって今ある在庫を販売開始日からの経過日数と消化率を計測し、独自に定めた７象限に自動的に振り分けます。

これにより商品の好調・不調を分かりやすく可視化することが可能で、自動計算された完売予測日をチェックすることで、欠品の早期発見・余剰在庫の削減に役立ちます。

SKU単位での商品登録設定もできるので、季節性の高い商品は早めの終売設定をしたり、定番商品は入荷ごとに閾値を設定し直したりできます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。在庫分析システムの導入は、単なる業務の効率化だけでなく、発注担当者の役割そのものを変えるものでした。システムに依存する部分が増えた一方で、そのシステムを正しく運用するためのデータメンテナンスやリードタイム管理が、担当者の新たな責務として浮上しています。システムを信頼し、その推奨値に従う体制を作るためには、担当者自身が積極的にシステムの中身を理解し、管理し続けることが不可欠です。

また、営業担当者の役割にも大きな変化をもたらしました。営業担当者は、出荷情報の精度を維持し、計画に基づいた販売活動を実行することで、在庫管理システムが効果的に機能する環境を整える必要があります。これにより、単なる「仕掛ける」だけでなく、確実に「売り切る」ことが営業担当者の新しい評価基準となり、より高度な営業スキルが求められるようになったのです。